Hoe borg ik budget in een Scrum app project?

Coffee IT krijgt regelmatig een app ontwikkel aanvraag. Hierin wordt veelal gevraagd naar het benodigde geld- en tijdsbudget. Om dit budget vast te stellen is van belang dat de omvang (scope) van het project scherp en compleet is gedefinieerd. Echter leert de praktijk dat de omvang van een project gedurende een project vaak verandert. Om problemen te voorkomen is hiervoor de Scrum methodiek ontwikkeld, maar wat is de houvast van een Scrum app project?

Scrum heeft de macht om projectmanagement te transformeren over iedere branche, elk bedrijf, en zelfs over het leven in het algemeen. Door het gebruik van Scrum zult u flexibeler worden en ontdekken hoe u sneller en beter kunt reageren op onvermijdelijke verandering die op uw weg komt. Scrum biedt tevens de mogelijkheid beter samen te werken en communiceren, hierdoor kan bereikt worden wat initieel voor ogen was – met succes. Niet geheel onbelangrijk is om te weten dat Scrum een bewezen werkwijze is en toegepast wordt door onder andere universiteiten, het leger en de automotive wereld.

Een project bestaat als het ware uit drie pilaren: Tijd, geld en omvang. In een scrum project wordt de focus altijd gelegd op één van die pilaren. Heeft u bijvoorbeeld een geld budget (Fixed budget) waarin het project af moet zijn? Dan kan het zo zijn dat gedurende het project gesneden wordt op minder belangrijke functionaliteit omdat de gewenste functionaliteiten tijdens het project zijn verandert. Dit is wat men bedoelt met Agile (flexibel) werken, de flexibiliteit in het ontwikkel team is dat zij een andere functionaliteit moeten ontwikkelen dan initieel gedacht, de flexibiliteit van de klant is dat hij in overleg met de ontwikkelaars minder belangrijke functionaliteit moet laten vallen. Het kan ook zijn dat voor uw project de deadline vaststaat (Fixed time). Mocht het tijds-budget dreigen te overschrijden dan wordt er meer mankracht ingezet (geld-budget overschrijdt) of wordt er gesneden in functionaliteit (omvang krimpt).

Hoe u nog grip heeft op uw scrum app project? In tegenstelling tot traditionele projecten wordt niet alleen aan het einde of in een paar delen, maar iedere twee weken opgeleverd. Bij iedere oplevering wordt het tussentijds resultaat weergeven en een doel gesteld voor de twee komende weken. Dit zorgt ervoor dat de neuzen van alle project betrokkenen dezelfde kant op blijven staan en dat u niet aan het einde van het project voor onverwachte resultaten komt te staan.

Belangrijk is dat budget veranderingen goed besproken worden tussen opdrachtgever en ontwikkelaar. Dit zorgt voor een open flexibele houding en zorgt ervoor dat het resultaat overeenkomt met wat u initieel voor ogen had. Waarom? Omdat in een klassiek waterval project met vaste tijd, geld en omvang geen veranderingen mogelijk zijn. Gedurende het app ontwikkel traject kan het bijvoorbeeld zo zijn dat de app ontwikkelaar uw onderliggende probleem beter begrijpt door gebruikersonderzoeken. Hierop kan de app ontwikkelaar dan pas inspelen nadat de vooraf gedefinieerde scope gerealiseerd is. Het spreekt voor zich dat dit kosten inefficiënt is.